BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sebagai kepala sekolah yang mengepalai
sekolah, banyak sekali tugas yang mesti kepala sekolah lakukan. Dari masalah
kepegawaian sampai masalah kurikulum. Biasanya guru dan staff tata usaha serta
wakil sekolah membantu tugas kepala sekolah dalam banyak hal. Salah satu contoh
kegiatannya adalah pengarsipan. Kegiatan pengarsipan merupakan bagian kegiatan
rutin atau tugas yang tidak terpisahkan dari seorang sekretaris disuatu
sekolah. Kegiatan sekretaris dalam sekolah non formal biasanya dilakukan oleh
guru. Kegiatan ini selalu berhubungan
dengan surat dan arsip, oleh karena itu seorang pendidik yang ditunjuk sebagai
sekretaris sekolah dituntut harus teliti dan rapi dalam mengelola kearsipan
sekolah terutama arsip siswa. Kearsipan ini mempunyai peranan penting bagi
kepala sekolah (penyelenggara sekolah) sebagai pusat ingatan suatu sekolah,
bahan atau alat bukti otentik dan sebagai sumber informasi yang dibutuhkan oleh
sekolah.
Arsip kesiswaan merupakan keseluruhan
proses penyelenggaraan usaha kerja sama dalam bidang kesiswaan dalam rangka
pencapaian tujuan pendidikan di sekolah. Tujuan dengan adanya arsip kesiswaan
adalah untuk mengatur kegiatan – kegiatan dalam bidang kesiswaan agar proses
belajar mengajar disekolah bisa berjalan lancar, tertib, teratur dan tercapai
sesuai yang diharapkan oleh sekolah.
B. Rumusan Masalah
Dalam
penjelasan latar belakang di atas, adapun rumusan masalah yang akan di bahas
yaitu “Bagaimana bentuk kegiatan sekretaris di Sekolah Dasar ? “
BAB II
PEMBAHASAN
Kepala
sekolah adalah pemimpin sekolah dalam institit pendidikan dimana mempunyai
peran penting dalam tercapainya pendidikan yang berkualitas. Sebagai kepala
sekolah yang mengepalai sekolah, setiap harinya banyak sekali tugas yang harus
dikerjakan oleh kepala sekolah. Tugas kepala sekolah tersebut meliputi tugas
mengenai masalah kepegawaian sampai masalah kurikulum hingga masalah kesiswaan.
Biasanya guru dan staff tata usaha serta wakil sekolah membantu tugas kepala
sekolah dalam banyak hal. Namun ada baiknya juga jika kepala sekolah mempunyai
sekretaris untuk memerlancar kegiatan setiap harinya. Menurut Caroline F.Ch.
Lawalata (2012:15) menyebutkan bahwa tugas sekretaris meliputi:
1. Tugas
rutin meliputi :
a. Menyusun
dan membuat surat
b. Menata
arsip atau berkas – berkas atau dokumen
c. Menerima
dan melayani tamu yang datang
d. Melayani
dan menerima tamu – tamu yang ditunjukan untuk pimpinan
e. Membukukan
hasil rapat
f. Menyiapkan
pembuatan laporan
2. Tugas
khusus
a. Menyiapkan
rapat
b. Mengatur
pertemuan dengan staff
c. Menyiapkan
acara – acara yang di instruksikan oleh pimpinan
d. Mengatur
dan melaporkan pengeluaran – pengeluaran pimpinan
3. Tugas
kreatif
a. Membuat
perencanaan kerja
b. Menyiapkan
perlengkapan kantor yang mendukung kegiatan
Biasanya
guru yang ditunjuk oleh kepala sekolah untuk menjadi sekretaris menangani tugas
– tugas secara umum di sekolah antara lain (diambil dalam situs http://gurukreatif.wordpress.com)
:
a) Mengatur
dokumen
b) Mengatur
semua jadwal kepala sekolah
c) Mendokumentasikan
siswa yang tidak hadir atau terlambat selama setiap hari setelah menerima
laporan dari guru kelas
d) Mencatat
dan mendokumentasikan anggota guru yang tidak hadir di sekolah selama jam
kantor
e) Mengatur
waktu pertemuan kepala sekolah dengan staff atau orang tua siswa.
f) Membantu
setiap orang tua siswa dan guru yang membutuhkan informasi tentang kegiatan
sekolah.
g) Menjawab
telepon kepala sekolah jika kepala sekolah tidak bisa hadir di sekolah.
h) Menginformasikan
kepada kepala sekolah tentang peralatan atau bangunan yang perlu diperbaiki
i)
Menangani setiap tamu yang ingin bertemu
dengan kepala sekolah jika kepala sekolah tidak masuk.
j)
Menghubungi orang tua siswa atas
perintah kepala sekolah jika memiliki masalah
k) Menginformasikan
kepada kepala sekolah tentang semua informasi yang berkaitan dengan kegiatan
sekolah
l)
Membuat daftar nama siswa
m) Mengetik
dan menyiapkan surat kepada Depdiknas mengenai siswa baru
n) Mengetik
dokumen acara pengambilan raport (undangan)
o) Mencatat
kearsipan siswa
Arsip
kesiswaan merupakan keseluruhan proses penyelenggaraan usaha kerja sama dalam
bidang kesiswaan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan di sekolah. Tujuan
dengan adanya arsip kesiswaan adalah untuk mengatur kegiatan – kegiatan dalam
bidang kesiswaan agar proses belajar mengajar disekolah bisa berjalan lancar,
tertib, teratur dan tercapai sesuai yang diharapkan oleh sekolah.
Bentuk
arsip siswa di sekolah yang harus dilakukan oleh sekretaris dalam hal ini
adalah guru meliputi : Buku induk siswa, buku kenaikan kelas (Raport), buku klapper,
buku Legger, buku presensi, buku mutasi dan lain – lain (dalam situs http://greatsecretary.wordpress.com)
.
1) Buku
induk
Sebelum
nama siswa di tulis di buku induk, semua data pribadi siswa baru ditulis pada
daftar kelas atau absensi siswa. Buku induk yaitu buku yang digunakan untuk
mencatat data semua anak yang pernah dan sedang mengikuti pelajaran di suatu
sekolah. Catatan dalam buku induk meliputi ; nomor urut, nomor induk (urut
sesuai tanggal mendaftar), nama, jenis kelamin, tanggal lahir, nama orang tua,
pekerjaan orang tua, alamat orang tua/wali, tanggal keluar atau meninggalkan
sekolah dan kolom keterangan yang dilengkapi dengan foto berwarna atau hitam
putih 1 lembar. Buku induk ini merupakan arsip siswa yang paling penting untuk
sekolah dan tidak pernah dimusnahkan. Buku ini menjadi arsip tetap bagi
sekolah. Buku induk dikerjakan oleh kepala sekolah yang dibantu oleh guru
dimana guru ini ditunjuk sebagai sekretaris sekolah.
2) Buku
klepper
Pencatatan
buku klepper dilaksanakan setelah pengisian buku induk selesai. Buku ini merupakan
buku pelengkap dari buku induk yang dituliskan menurut abjad dan berfungsi
untuk membantu petugas dalam mencari data dari buku induk. Dengan menuliskan
nama anak menurut abjad pada lembar – lembar khusus akan dapat diketahui dengan
cepat nomor induk anak tersebut. Buku klepper berisi data siswa, nomor induk,
tahun siswa masuk disekolah.
3) Buku
mutasi
Perpindahan
siswa bisa juga disebut dengan istilah mutasi siswa. Buku mutasi yaitu buku
yang digunakan untuk mencatat adanya murid – murid yang pindah, baik pindah ke
sekolah lain (mutasi ekstern) maupun masih dalam lingkungan sekolah tersebut
(mutasi intern). Buku mutasi siswa di isi oleh guru kelas dan dilaporkan kepada
kepala sekolah kemudian di cek kembali oleh guru yang ditunjuk sebagai
sekretaris skolah.
Buku
ini biasanya digunakan di SD, SMP dan SMA. Perpindahan siswa sebenarnya
mempunyai dua pengertian yaitu :
a. Perpindahan
siswa dari suatu sekolah ke sekolah lain yang sejenis
b. Perpindahan
siswa dari suatu jenis program ke jenis program lain.
4) Buku
presensi (kehadiran siwa)
Kehadiran
siswa disekolah biasa disebut dengan istilah presensi siwa. Pengertian presensi
ini mengandung dua arti yaitu masalah kehadiran disekolah dan ketidakhadiran
disekolah. Kehadiran dan ketidakhadiran disekolah dinggap merupakan masalah
penting dalam pengelolaan siswa di sekolah, karena hal ini sangat erat
hubungannya dengan prestasi belajar siswa. Disamping itu, kehadiran dan
ketidakhadiran siswa disekolah merupakan gambaran tentang kedisiplinan dan
ketertiban suatu sekolah. Kehadiran siswa disekolah bukan hanya berarti siswa
secara fisik ada disekolah, melainkan yang lebih penting ialah keterlibatan
siswa dalam kegiatan – kegiatan disekolah. Daftar hadir atau presensi dimaksudkan
untuk mengetahui frekuensi kehadiran siswa disekolah sekaligus untuk mengontrol
kerajinan belajar mereka. Daftar presensi siswa dilaporkan setiap akhir bulan
kepada kepala sekolah untuk ditulis pada absen umum oleh sekretaris sekolah.
5) Buku
Legger
Leger
menurut KBBI artinya (buku) daftar nilai asli siswa (sebelum dipindahkan ke
buku laporan pendidikan).
6) Buku
jurnal kemajuan siswa
Buku
kemajuan siswa digunakan guru untuk mengetahui jadwal pelajaran, nama guru mata
pelajaran yang melaksanakan KBM, kehadiran guru.
BAB III
PENUTUP
Sekretaris
sekolah adalah seorang guru yang bekerja sebagai pembantu tugas pimpinan
sekolah dan sebagai perantara kepala sekolah. Sebagai kepala sekolah yang
mengepalai sekolah, setiap harinya banyak sekali tugas yang harus dikerjakan
oleh kepala sekolah. Tugas kepala sekolah tersebut meliputi tugas mengenai
masalah kepegawaian sampai masalah kurikulum hingga masalah kesiswaan. Tugas
dari sekretaris meliputi tugas rutin tugas khusus, dan tugas kreatif. Sedangkan
tugas umum dari sekretaris sekolah adalah mengatur dokumen, mengatur semua
jadwal kepala sekolah, mencatat dan mendokumentasikan anggota guru yang tidak
hadir di sekolah selama jam kantor, Mengatur waktu pertemuan kepala sekolah dengan
staff atau orang tua siswa, membantu setiap orang tua siswa dan guru yang
membutuhkan informasi tentang kegiatan sekolah, menjawab telepon kepala sekolah
jika kepala sekolah tidak bisa hadir di sekolah, menginformasikan kepada kepala
sekolah tentang peralatan atau bangunan yang perlu diperbaiki, menangani setiap
tamu yang ingin bertemu dengan kepala sekolah jika kepala sekolah tidak masuk,
mencatat kerasipan siswa yang meliputi : buku induk buku klepper dll.
Agar
tugas tersebut dapat terselesaikan dengan baik, maka bukan hanya menjadi beban
kepala sekolah dan sekretaris sekolah saja, melainkan tugas yang telah ada
menjadi tanggung jawab semua staff atau warga sekolah baik kepala sekolah, guru
dan pihak lain yang terkait di dalamnya.
DAFTAR PUSTAKA
Lawalata,
Caroline F. Ch . 2012. Panduan Lengkap
Pekerjaan Sekretaris. Padang:
Akademia Permata
